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Como tener reuniones exitosas

Publicado 03/02/2014

LOS PELIGROS LATENTES DE LAS  REUNIONES, Y COMO EVITARLOS

 

Por Edward Prewitt

 

Todo el mundo se queja de las reuniones, y con buena razón: varios estudios muestran que las reuniones consumen la cuarta parte del tiempo del Gerente promedio, y hasta el 75% del día de un Gerente de una compañía grande. Como opino el famoso Economista Jhon Kenneth Galbraith, “las reuniones son indispensables cuando uno no desea hacer nada”. Así, ¿ porque no terminarlas de una vez?

 

Claro que la pregunta es retórica. Hoy en día en la edad de las organizaciones de estructuras horizontales, los equipos de empleados que trabajan juntos han reemplazado a la vieja jerarquía enfocada en ordenar y controlar, así, es en las reuniones donde se toman las decisiones actualmente. Son “nada menos que el medio en el cual se realiza el trabajo gerencial”, dice Andrew Grove, presidente de Intel.

 

Pero las organizaciones están cambiando, y las reuniones organizacionales necesitan ser transformadas también. La aparición del “experto facilitador”, un tercero que es experto en explicar y reestructurar las interacciones del grupo, y el estudio del comportamiento organizacional y la dinámica del grupo han revelado nuevas perspectivas sobre la manera de aprovechar al máximo el tiempo que el grupo puede estar reunido. Las reuniones son una herramienta esencial para el manejo del equipo gerencial, así,  es imperativo que sean adaptadas a acomodar las crecientes expectativas que reinan en las compañías de hoy en día. Kathleen Sutclife dice que algunos de los peores peligros latentes de las reuniones son “muy frecuentes”. He aquí siete de los más prevalecientes, junto con consejos para poder evitarlos

 

UNA FALTA DE CLARIDAD SOBRE EL PROPÓSITO DE LA REUNION

 

El primer problema en la mayoría de las reuniones de negocios es la falta de claridad sobre el propósito de la reunión. Lo más frecuente en una organización es que las personas creen que las  reuniones están enfocadas en los resultados, pero en realidad están enfocadas en las actividades. Un axioma debe ser:  “comenzar con el fin en mente”, así existe mucha mas probabilidad de lograr la meta. Para atacar este problema, de la claridad de propósito, se debe dedicar los primeros minutos de cada reunión para discutir el fin de la misma.

 

METAS MEJOR LOGRADAS DE OTRA MANERA SIN REUNIRSE

 

A veces la mejor solución es evitar las reuniones desde un principio. Una reunión es una transacción sobre algo que es importante. Si no es importante no debería haber reunión, para poder decidir si una reunión es necesaria, Michael Hattersley, recomienda el acto sencillo de anotar en un papel el cambio deseado que una reunión debería lograr y después determinar si una reunión es la mejor manera para lograr esta meta.  Para las personas con acceso a las computadoras y el Internet, las reuniones con el propósito de compartir información y poner a los asistentes al día respecto a los proyectos deberían ser suprimidas. Primero, el correo electrónico y el Software diseñado para compartir información como sales cloud, dispositivos móviles, redes sociales, outlook express, eliminan la necesidad de reunirse en persona. Segundo, el mismo acto de llamar a unas personas para asistir a una reunión les comunica que tendrían voz y voto en la toma de decisiones. Si en realidad las personas no tendrán esos poderes, es preferible enviarles un correo electrónico con las instrucciones para el trabajo.

 

Esto no quiere decir que toda reunión debería ser exclusivamente para planear las estrategias. Las reuniones son una manera eficaz y eficiente de construir equipos de alto desempeño de trabajo y de comunicar la cultura corporativa. Son especialmente importantes cuando ocurre un cambio mayor en la cultura de una organización. Muchas cosas suceden cuando las personas se encuentran en una sala de reuniones, cosas que no ocurren a través del correo electrónico.

 

LA PREPARACIÓN INADECUADA PARA LAS REUNIONES

 

“La preparación es la clave”. Todo debería estar determinado antes: cual es el propósito; quien va asistir; que asuntos serán decididos; cuanto tiempo durara la reunión; y el mejor lugar para tener la reunión. Este aspecto se refiere no solamente al trabajo de la persona responsable de la planificación sino también a la preparación de los participantes individuales.

 

UN PROCESO NO PLANIFICADO DE TOMAR DECISIONES

 

Frecuentemente se encuentra que los integrantes de un grupo no entienden el método de tomar decisiones en grupo. Las personas entran a la reunión sin formular una manera organizada de lograr un acuerdo, por ello es importante “La Agenda Estándar”  como la mejor manera de tomar decisiones en grupo. La cual esta basada en el método científico, es una secuencia detallada y lógica de seis pasos: definir el problema; analizar el problema; establecer los criterios por los cuales las soluciones serán evaluadas; seleccionar la solución más eficaz; e implementar esta solución. Con el tiempo suficiente y participantes racionales en la reunión, la agenda estándar puede ser bien utilizada para solucionar cualquier problema.

 

Entre los distintos modelos para tomar decisiones, el autoritarismo esta pasado de moda y el consenso es preferido. En la mayoría de las culturas corporativas estar en desacuerdo no es bien visto, pero es la unidad entre los integrantes de la organización, y no la uniformidad, lo que las compañías deberían buscar. Muy frecuentemente las personas confunden la cortesía exagerada con el consenso; al tener miedo de ser considerados como disidentes, se vuelven censurados de la discrepancia.

 

SACAR PRECIPITADAMENTE UNA CONCLUSIÓN

 

Al llegar a una decisión, los grupos raramente establecen los criterios o los estándares para usar en hacer evaluaciones de una solución, al contrario, los grupos muy frecuentemente son culpables de no hacer caso al análisis sistemático y en cambio se concentran en los aspectos más actuales, dramáticos o controversiales de un problema, “uno puede entrar a una reunión con una meta en mente, pero no es posible entrar a la reunión con un resultado anticipado”.

Jack Regan, ha encontrado que los Gerentes frecuentemente llegan precipitadamente a una solución. Si no es posible estar de acuerdo sobre la naturaleza del problema, es imposible llegar a un acuerdo sobre una solución.

 

LOS EGOS SUPER DESARROLLADOS

 

En algunas reuniones al final ni se trata de solucionar problemas. “muchas veces las reuniones son dramas invariables en las cuales se exhiben conflictos que tienen poco que ver con la meta de la reunión. A veces el propósito de uno o más de los participantes no es tratar el tema de la reunión, sino llegar a una nueva jerarquía del poder”.  Se deciden los asuntos no por sus meritos sino por los intereses en conflicto de los participantes en la mesa, la consecuencia desafortunada puede ser que al final las personas se oponen a ideas que de otra manera ellos apoyarían. Se recomienda que la persona encargada de planificar la reunión este familiarizada con los conflictos de personalidad y las tensiones bajo de la superficie que son inevitables en la organización. Si el conflicto personal tiene la posibilidad de arruinar la reunión, entonces es aconsejable hacer consultas informales o sesiones individuales.

 

EL SEGUIMIENTO INSUFICIENTE

 

Generalmente las reuniones terminan con la asignación de personas a llevar a cabo lo decidido. Pero el proceso de la reunión no termina hasta que una persona sea asignada a realizar el seguimiento. Es tan sencillo como mantener un diario de las responsabilidades asignadas y chequear regularmente con las personas correspondientes. Pero si no se hace esto y las personas involucradas saben que no se lo hace, no existe una manera para saber si la reunión haya sido eficaz. Nos debemos preguntar, ¿ estamos aprovechando al máximo estas reuniones? Las reuniones son caras, porque el tiempo gastado en reunir a todas las personas y el tiempo quitado a todos los participantes es apreciable.

 

Las reuniones deberían seguir, pero primero hay que tomar el tiempo para asegurar su eficacia. El esfuerzo cosechara frutos inmediatos y en el largo plazo. “ Una reunión es un microcosmo de la cultura organizacional. Es un punto de influencia increíble para causar el cambio cultural”, dice Regan. 

 

 

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